A nova realidade dos Eventos! Passos para O Sucesso do Seu Evento! Eventos Híbrido ou 100% Virtual

Desde Pequenas Reuniões a Grandes Congressos, Durante a Pandemia.

Vivemos tempos de incerteza, tempos de reflexão e atrevo-me a dizer de uma enorme resiliência, e com a certeza de que não podemos deixar de comunicar com quem nos rodeia, com amigos, familiares, com parceiros de negócio, colaboradores, toda uma rede que antes estava ao “virar da esquina” como se costuma dizer.

O  mundo dos Eventos e a realidade que conhecemos tem se adaptado aos novos tempos, tal como toda a Equipa da The House of Events que continua a trabalhar e a apostar em formação contínua e aquisição de novas competências para organizar com Sucesso os seus próximos eventos.

Juntamos a experiência adquirida ao longo de 20 anos a organizar eventos de diversos âmbitos, corporativos, lançamento de produtos, congressos, incentivos, entre tantos outros, juntamos também a experiência e confiança no trabalho de parceiros/ fornecedores das mais diversas áreas, em especial, e tendo em conta as condicionantes que vivemos atualmente parceiros tecnológicos e de audiovisuais para garantir a exigência, segurança e qualidade do Seu Evento.

Relato abaixo em pequenos parágrafos tudo o que precisa saber no imediato para planear e organizar um Evento Híbrido ou 100 % virtual porque como referi anteriormente acima de tudo o importante é continuar a comunicar, partilhar, reunir, formar…

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Guia para a organização de eventos

Vantagens dos eventos Híbridos e 100% Virtuais

  1. Permite captar um maior número de participantes e de diferentes áreas
  2. Permite desenvolver um Programa com maior número de conteúdos  
  3. Permite captar oradores com uma agenda preenchida e que desta forma podem participar remotamente sem prejudicar desta forma a sua agenda
  4. Através de um programa de comunicação direcionado conseguimos aumentar visibilidade do evento em todas as redes e consequentemente maior envolvimento (antes, durante e após o evento)
  5. Permite aumentar o networking entre todos os stakeholders durante todo o processo; cada um pode criar o seu perfil profissional e aumentar desta forma a sua rede de contatos

Passos para planear o seu evento

  1. Identificar o tipo de evento e o formato (híbrido ou 100% Virtual)
    1. Tipos de Eventos: Conferência; Reunião Corporativa; Workshop; Webinar; Exposição ou Feira; Lançamento de Produto; Entrega de Prémios; Programa de Entretenimento ..
  2. Identificar o público-alvo, potenciais patrocinadores e parceiros
  3. Definir os conteúdos para o programa e a sua duração, e simultaneamente oradores que tenham um perfil dinâmico, cativante que através do discurso torne as sessões interativas
  4. Definir os objetivos e o retorno que pretendemos alcançar com o evento
  5. Selecionar o local quer para a realização do evento em formato físico quer para a montagem de um estúdio virtual
  6. Elaborar um programa de comunicação e marketing que permite durante todo o processo avaliar o retorno e alcance 

Características que diferenciam cada um destes formatos

Eventos HíbridosEventos 100% Virtuais
Duração– Adaptar os conteúdos e duração para quem assiste só em formato virtual não fique desmotivado;
– Sessões mais dinâmicas;
– Conteúdos adaptados a ambos públicos.
– Sessões/ Painéis de curta duração;
– Sessões mais dinâmicas que envolvam os participantes online
Formato– Escolha de um espaço físico para realização do evento– Virtual com recurso a um estúdio onde uma equipa dedicada controla o evento remotamente garantindo que não hajam falhas
Logística– Preparação de manual de Segurança para Eventos pós Covid segundo as normas da DGS(ver no fim do artigo manual com regras gerais para organizar eventos pós Covid); 
– Acompanhamento técnico dos oradores antes do evento para os familiarizar com a plataforma que vai ser utilizada no evento; Recomenda-se a gravação prévia de todas as sessões caso surjam problemas de internet.
– Coordenação, supervisão e formação de todas as equipas e fornecedores que vão operar durante o evento (hospedeiras / catering / montagens /exposição / av…)
– Pequena formação aos oradores sobre as plataformas a utilizar;
– Acompanhamento técnico dos oradores antes do evento para os familiarizar com a plataforma que vai ser utilizada no evento; 
– Recomenda-se a gravação prévia de todas as sessões caso surjam problemas de internet durante as sessões
Ferramentas– Equipas de Produção / Streaming / Plataforma / Banda larga de alta definição-Equipas de Produção / Streaming / Plataforma / Banda larga de alta definição
Plataforma– Plataforma dinâmica que permita o envolvimento de todos os participantes nos diversos momentos do evento (chat / votação / gaming / networking / exposição virtual / notificações…)– Plataforma dinâmica que permita o envolvimento de todos os participantes nos diversos momentos do evento (chat / votação / gaming / networking / exposição virtual / notificações…)
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ShakeIT

Competências de toda a equipa da The House of Events

Planeamento e Gestão do Seu Evento a partir de qualquer lugar:

  1. Candidaturas a Congressos e Eventos
  2. Consultoria de gestão de projectos
  3. Produção de eventos
  4. Gestão de comunicações; inscrições e programa científico
  5. Gestão administrativa e secretariado
  6. Gestão financeira
  7. Gestão logística do evento
  8. Angariação e negociação de patrocinadores e expositores

Independentemente do tipo de evento, todos os envolvidos partilham a necessidade de partilhar e aprender conhecimento, desenvolver motivações e adquirir novas competências, bem como criar novas redes de contacto.

Em tempos de crise Comunicar é ainda mais importante, estes primeiros passos são a base para produzir um evento único, inovador, que vá ao encontro das expectativas dos públicos-alvo, sustentável, de elevado rigor e notoriedade. Não nos podemos reunir com a mesma regularidade e por isso temos ferramentas e plataformas seguras que permitem que as Empresas, Associações e Sociedades continuem a ter visibilidade e comunicar com os seus associados, parceiros, colaboradores e clientes. 

O Sucesso destes eventos implica uma gestão eficaz, um planeamento rigoroso, inovação no conceito do evento e obviamente o recurso a plataformas online que permitem interação com todos os envolvidos no Evento. 

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Liliana Mota
Gestora de Eventos e Congressos na THE desde 2006, ano em que terminei o Curso de Gestão de Turismo na Escola de Hotelaria e Turismo do Porto.
Partilho a paixão pela área dos eventos e por todos os desafios que a mesma representa com o amor pela família, em especial pela minha filha, e pelos animais e natureza.