Congressos médicos em 2021: Case study do 1º CNHD

O Desafio – Organizar a 1ª edição de um congresso, para um grupo-alvo de profissionais de saúde, da linha da frente, em plena época de pandemia!

Todos sabemos ou imaginamos, o desafio que envolveu a organização de congressos médicos em 2021 durante a fase da pandemia. Neste caso, acresceu o desafio de se tratar da 1ª edição e a consequente falta de dados históricos, que nos permitissem definir objetivos ou métricas, inexistência de bases de dados de potenciais patrocinadores e potenciais e participantes. 

Havia sim, uma enorme vontade de fazer acontecer este 1º encontro e fazer tudo o que estava ao nosso alcance, para que fosse um sucesso! A esta “equação” somámos o desafio da realização em tempos de pandemia, com todos os obstáculos inerentes.

Tal como aconteceu com outros eventos, o 1º Congresso do Núcleo de Estudos de Hospitalização Domiciliária (NEHospDom) da Sociedade Portuguesa de Medicina Interna (SPMI), inicialmente agendado para abril de 2020, foi forçado a adiar a sua realização, para junho de 2021.

Face aos constrangimentos e restrições impostas pela crise pandémica, optámos naturalmente pela realização em formato híbrido. O objetivo inicial da comissão organizadora de alcançar 400 inscrições presenciais foi ajustado, com um novo desafio, de atingir 500 participantes, tirando partido do potencial de realização em modo híbrido, com as vantagens inerentes:

  • Alcançar um maior número de participantes nas diferentes áreas;
  • Desenvolver um programa conteúdos mais alargado;
  • Captar oradores com uma agenda preenchida e que, desta forma, pudessem participar remotamente;
  • Aumentar a visibilidade do evento em todas as redes e, consequentemente, maior envolvimento (antes, durante e após o evento);
  • Otimizar o trabalho em rede entre os intervenientes, com perfil profissional e, desta forma, estimular o alargamento da rede de contatos.
congresso médico

Quando afirmamos que o evento foi um sucesso,  dizemo-lo com base no número total  de participantes,  apoios angariados, escolhas sustentáveis, na preocupação com o meio ambiente, na partilha que gerámos, nos milhares de sorrisos, na gratidão que nos fizeram chegar e no resultado financeiro alcançado.

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Guia de organização de eventos

Envolver todos os intervenientes (stakeholders)

A partir do momento em que foi tomada a decisão de adiar o congresso para 2021,  a primeira coisa a fazer foi encontrar, em conjunto com o Centro de Congressos da Alfândega do Porto, uma data, com a qual todos os intervenientes se pudessem comprometer.

Houve consequentemente, a necessidade de ajustar o formato da reunião para que a sua realização decorresse em modo híbrido. Nesta fase de mudança , sentimos durante algum tempo alguma incerteza, desconforto e mesmo ceticismo por parte da maioria dos stakeholders.

Do nosso lado, fruto da experiência da realização do 26º Congresso Nacional de Medicina Interna (talvez o primeiro congresso híbrido no início da pandemia) fizemos os possíveis para sensibilizar e transmitir confiança a todos os parceiros, organização e potenciais patrocinadores. A mensagem era clara: a realização de um evento desta dimensão era possível, mantendo todo o profissionalismo e assegurando todas as condições de segurança necessárias.  

Orçamento e apoios

A gestão do orçamento foi um dos grandes desafios; encontrar o melhor dos dois mundos: a realização de um evento sustentável e partilha do risco com potenciais patrocinadores, num ambiente de grandes incertezas.

 A indústria farmacêutica foi alvo de muitas mudanças por motivo da pandemia. Apesar do forte interesse em apoiar e participar no evento, algumas “casa-mãe”  limitaram apoios. Foi necessário um forte empenho de todos os membros da Comissão organizadora e equipa da agência, para conseguir obter os apoios necessários para viabilizar a realização e alcançar o sucesso deste primeiro congresso.

A realidade é que, quase toda a negociação, entre a organização e os patrocinadores, acabou por ser feita com menos de três meses de antecedência. Até esse momento, a indústria farmacêutica não conseguia dar resposta, devido à incerteza e evolução da situação pandémica em junho.

Solução tecnológica para formato híbrido

A aposta na plataforma do nosso parceiro tecnológico Shake IT, identificação e maximização das ferramentas disponíveis, adaptação e teste para este formato de eventos, foi um fator-chave para otimizar a  aplicação e aumentar o número de participantes inscritos. 

Esta escolha e trabalho contínuo no desenvolvimento de todas as ferramentas necessárias para criar “engagement”, a partilha de todos os conteúdos, foram fundamentais, tanto para a participação online, como na funcionalidade de rever as sessões após o evento.

Analisando as métricas do evento no formato digital superámos todas as expectativas. A exposição técnica do evento contou com a presença de 15 empresas com stand virtual, os participantes remotos podiam aceder aos produtos e serviços e dialogar, via chat, com os delegados presentes.

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Web app

Durante as sessões foi disponibilizada a interação com os moderadores das diversas mesas.

No decorrer do evento e um mês mais tarde, foi dada a possibilidade de agendamento de reuniões virtuais, de colocação de questões a todos os inscritos com login efetuado e a todo o painel do programa científico, bem como a possibilidade de consulta dos trabalhos aceites.

Comunicar, partilhar, criar sinergias

A implementação de um programa de comunicação dinâmico, exigiu um profundo conhecimento dos públicos-alvo a quem nos dirigíamos – participantes, patrocinadores, parceiros, entidades governamentais e todos os intervenientes em geral – dos objetivos do congresso, limitações impostas, boas-práticas e legislação específica em vigor.

No longo caminho que percorremos, criámos envolvimento, em todas as fases do projeto, antes, durante e após o congresso. Para além de comunicar uma mudança de status quo, foi definida uma identidade própria, que se identificava com os valores dos intervenientes.

Concluído o desenvolvimento da identidade visual e mood do congresso, foram produzidos conteúdos relevantes, nomeadamente convite para submissão de trabalhos de acordo com o programa científico, partilhados através de múltiplos canais de comunicação, Em complemento ao website do congresso, alojado no sítio da SPMI, foi privilegiada a criação de suportes digitais, publicação de posts nas redes sociais, contactos pessoais, envio de notas de informação à imprensa, entrevistas e publicação de artigos de opinião

Criação de sinergia

Este conjunto de ações, permitiu criar sinergias com todos os stakeholders, nomeadamente organização, fornecedores, parceiros institucionais, patrocinadores, oradores e participantes em geral.

A par de todas estas etapas e desafios referidos, há que destacar o enorme envolvimento de toda a comissão organizadora e do NEHospDom, os verdadeiros heróis durante este processo! Mesmo em plena frente de batalha, na luta e controlo da pandemia nos hospitais e apoio ao domicílio, fizeram todos os esforços junto da indústria, convidados, moderadores e oradores, para fazer acontecer este primeiro congresso.

francisca delerue CNHD

Esta energia “contagiante”, envolveu toda a equipa da The House of Events a trabalhar, com o objetivo de tornar este congresso o sucesso comprovado, quer do ponto de vista científico, quer social, quer económico, para a organização de futuras edições deste congresso e/ou outras iniciativas deste núcleo de estudos.

Normas e regulamentação em tempos de COVID-19 

Um dos grandes desafios enfrentámos que originou alguma tensão na organização do congresso em plena pandemia, foi estar a par das normas e regulamentos publicados pela Direção Geral da Saúde e colocá-los em prática, em tempo útil e dentro do orçamento.

Não menos importante foi elaborar um Plano de Contingência COVID-19 do evento para apresentação e validação pela DGS e Autoridade Local de Saúde.  Este Plano de Contingência relevou a adoção de regras e normas gerais de segurança a aplicar no evento:

  • Todas as medidas de segurança sanitária, plano de limpeza e higienização, proteção individual e distanciamento social postas em prática por todos os parceiros, espaço, a Alfândega, empresa de Catering e Audiovisuais;
  • Os procedimentos a adotar em sala, acreditação e área de exposição;
  • Todas as plantas dos espaços a serem utilizados durante o evento e respectivos circuitos de entradas e saídas com identificação dos diferentes postos de higienização de mãos;
  • Planeamento e gestão  da testagem em massa para os grupos que não estavam com vacinação completa com mais de 1 mês à data de início do evento.
distanciamento CNHD

Ferramentas com princípio, meio e fim!

As ferramentas digitais evoluíram muito, é essencial tirar partido das soluções de que dispomos hoje em dia. A partir desta premissa e base de trabalho, foi possível ultrapassar os desafios da incerteza e ceticismo que existia e ainda subsiste, sobre a viabilidade de organização de um evento completamente seguro, demonstrando que, não só e viável, mas condição sine qua non para que o setor dos eventos continue a evoluir e dar resposta aos desafios que enfrentamos.

Fica o convite para navegar no nosso site e ler este e outros artigos do nosso blog. Esperamos que a leitura dos artigos publicados, possa contribuir para ajudar a construir a sua própria metodologia de trabalho.

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Liliana Mota
Gestora de Eventos e Congressos na THE desde 2006, ano em que terminei o Curso de Gestão de Turismo na Escola de Hotelaria e Turismo do Porto.
Partilho a paixão pela área dos eventos e por todos os desafios que a mesma representa com o amor pela família, em especial pela minha filha, e pelos animais e natureza.