Planear um evento de sucesso em segurança. Medidas e orientações aplicáveis para eventos corporativos.

No advento da pandemia COVID-19  e, apesar de todas as limitações que vieram em consequência desta, o investimento na comunicação entre pares, a formação de equipas e na apresentação de ideias e produtos para inovar e melhorar o nosso dia-a-dia não pode mudar e deve inclusive ser reforçado.

Durante este ano, a indústria dos eventos reinventou-se e conseguiu, a partir das normas da DGS, realizar eventos seguros  a partir das medidas preventivas em vigor.  Organizar um congresso, conferência ou reunião corporativa presencial e com sucesso durante a pandemia é, não apenas possível, mas muito seguro. 

Sistematizámos para si, as medidas preventivas fundamentais para poder realizar o seu evento de forma segura e sem preocupações, antes, durante e pós-evento. Confira abaixo as normas aplicáveis no secretariado, nas salas de reunião, nas áreas de exposição, catering e pelas equipas de audiovisuais.

Medidas básicas de prevenção Antes, durante e Pós Evento: 

-Higiene das mãos;

– Etiqueta respiratória;

– Automonitorização de sintomas;

– Distanciamento social;

-Uso de EPI’s;

– Abstenção de cumprimentos e contato físico;

– Evitar tocar os olhos, nariz e boca com as mãos. 

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  1. Secretariado
  • Respeitar as regras de utilização de EPI’s, de medição de temperatura, higienização das mãos, etiqueta respiratória e distanciamento social referidas pelo local onde se desempenham as atividades (desde o período de montagem, evento e desmontagem), por parte dos colaboradores e participantes;
  • Todos os equipamentos passam por processo de desinfeção, antes da entrada nas instalações e após manuseamento dentro do espaço no período de uso e troca de turnos;
  • É sempre necessário eliminar, ou diminuir ao máximo, dos balcões de atendimento todos os suportes que não sejam essenciais para evitar o manuseamento.

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Guia de organização de eventos

  1. Espaços comuns
  • Colocação de linhas balizadoras no pavimento, da distância de espera nos atendimentos e para circulação;
  • Criação de um circuito de circulação específico para o evento e, sempre que possível, as entradas e saídas devem ter circuitos próprios e separados;
  • Colocação de dispositivos com desinfetante SABA de mãos e de superfícies acessíveis em todos os espaços de trabalho e áreas comuns;
  • Colocação de informação de prevenção na rede de sinalética para recordar as regras de higiene que devem ser adotadas;
  • Definição de lotação máxima para as casas de banho assegurando a distância de 2 metros nas filas de espera;
  • Necessário delinear os procedimentos para isolamento de casos suspeitos de COVID-19 
    • Estabelecimento de área de isolamento,  que respeite as regras consagradas pela DGS, para colocação da pessoa com sinais e sintomas e ligação epidemiológica compatíveis com a definição de caso suspeito;
    • Um caso suspeito deverá ser imediatamente comunicado ao responsável pelo plano de contingência do evento para o acionar de imediato.

  1. Set up e montagem das salas de reunião/ conferência
  •  Nos eventos em auditório deve ser garantida a distância de pelo menos 2 metros entre a boca de cena e a primeira fila ocupada; 
  •  A distribuição dos lugares sentados deve ser efetuada cumprindo um distanciamento físico entre participantes, sendo as filas desencontradas;
  • Sempre que possível todos os lugares devem ser marcados, caso contrário no final de cada sessão/utilização deve proceder-se à higienização do espaço, a partir, por exemplo, da desinfeção por nebulização;
  • Sempre que possível, as portas de acesso devem permanecer abertas para permitir a passagem de pessoas, evitando o seu manuseamento; 
  • Devem ser eliminados ou reduzidos os pontos de estrangulamento de passagem;
  • O controlo de acessos é também uma forma de controlar a lotação da sala em tempo real se for o caso de não haver lugares marcados;
  • Excetua-se o uso obrigatório de máscara para os oradores só durante o seu período de intervenção.
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  1. Exposição e Feira
  • As entradas e saídas do espaço destinado para a exposição terão de ser feitas a partir de  circuitos próprios e separados, evitando o contacto entre pessoas;
  • Utilização da climatização com ar novo e não com ar condicionado, preferencialmente com ventilação natural, através da abertura de portas ou janelas. Pode também ser utilizada ventilação mecânica de ar (sistema AVAC – Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado), mas nestes casos deve ser garantida a limpeza e manutenção adequada, de acordo com as recomendações do fabricante, e a renovação do ar dos espaços fechados, por arejamento frequente e/ou pelos próprios sistemas de ventilação mecânica (quando esta funcionalidade esteja disponível);
  • A lotação máxima dos espaços utilizados, calculada com base na equação de 1 pessoa por 20m2 , é determinada em função do espaço físico disponibilizado aos colaboradores, utilizadores e visitantes;
  • Definição de lotação máxima de ocupação do espaço, com controlo eletrónico das entradas, que permita saber o número de congressistas e expositores no espaço;
  • Definição de número máximo de ocupantes por stand (incluindo os expositores);
  • A entrada de pessoas será efetuada de forma individual e espaçada, garantindo o distanciamento de pelo menos 2 metros entre pessoas, excetuando-se pessoas que sejam coabitantes;
  • Obrigatoriedade de uso de máscara pelos expositores e congressistas;
  • Recomendação de os expositores disponibilizarem desinfetante SABA nos seus espaços/stands para uso próprio e dos clientes;
  • Os expositores devem evitar o uso de materiais decorativos e optar, quer na construção quer no local, por materiais facilmente higienizados (evitar tecidos e alcatifas);
  • Retirar dos balcões e stands todos os suportes que não sejam essenciais para evitar o manuseamento.

Sugestão: Implementação de aplicação móvel que permita aos participantes fazer visitas virtuais aos stands dos patrocinadores que apoiam o evento e que permita também o pré-agendamento de reuniões e contatos não presenciais, evitando a afluência à área de exposição. 

  1. Catering

É necessário adotar as orientações em vigor pela DGS para a restauração e serviços de catering que definem um conjunto de procedimentos e medidas no sentido de assegurar o cumprimento integral das normas em vigor e garantir o máximo de segurança em todos os momentos da operação, para convidados e colaboradores afetos ao serviço assistido ou empratado.

  • Na preparação e confeção, destacamos a obrigatoriedade de uso de máscara, luvas no manuseamento de comidas, higienização frequente de todos os utensílios e bancadas, higienização das fardas;
  • Durante o serviço, deverá haver uma limitação do número de pessoas por mesa para manter o distanciamento obrigatório e é também efetuado um controlo eletrónico por mesa através do registo das pessoas;
  • Se for necessário haver várias utilizações das mesas, será necessário o bloqueio das mesas e proceder à sua higienização antes de voltar a ser ocupada;
  • Excetua-se o uso obrigatório de máscara só durante o período de consumo de comida e bebidas.
  1. Audiovisuais

Sem prejuízo das regras e normas específicas a serem anunciadas pelas entidades competentes para a atividade de eventos, é possível implementar-se desde logo as seguintes regras:

  • Obrigatoriedade de utilização de máscara para todos colaboradores que estejam presentes nos períodos de montagem, evento e desmontagem, dentro das instalações e de acordo com as regras do espaço.
  • Respeitar as regras de medição de temperatura, higienização das mãos, etiqueta respiratória e distanciamento social referidas pelo local onde se desempenham as atividades (desde o período de montagem, evento e desmontagem);
  • Todos os equipamentos passarão por processo de desinfeção, antes da entrada nas instalações e após manuseamento dentro do espaço nos períodos de montagem e desmontagem.
  • No período de evento, e no que diz respeito às áreas de trabalho técnicas, cada colaborador deverá ser responsável pela desinfecção e cuidado da sua área, assim como dos equipamentos que lhe estiverem inerentes.
  • Todos os equipamentos devem ser manuseados por uma pessoa técnica ou em casos aplicáveis (microfones volantes por exemplo) por pessoa designada para o efeito, por exemplo, uma assistente de sala/hospedeira.

Será necessário a produção de um plano de contingência específico para o evento e de um plano de higienização também específico e de acordo com as normas e orientação da DGS no momento, em que se juntará todas estas medidas preventivas e de higienização e a produção de plantas dos espaços com os circuitos criados e a identificação da área de isolamento.

Recomendações de Aplicação transversal na Organização de Eventos e Congressos:

NORMA nº 20/2020 da DGS – Critérios para a Definição de Caso de COVID-19

NORMA nº 4/2020 da DGS – Abordagem do Doente com Suspeita ou Infeção por SARS

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ORIENTAÇÃO nº 5/2021 da DGS – COVID-19: Uso de Máscaras

ORIENTAÇÃO nº 019/2020 da DGS e INFORMAÇÃO nº 009/2020 da DGS – Abordam a utilização de máscaras por pessoas que não sejam profissionais de saúde

ORIENTAÇÃO nº 6/2020 da DGS – Procedimentos de prevenção, controlo e vigilância em empresas

ORIENTAÇÃO nº 011/2020 da DGS – Definição das medidas gerais em estabelecimentos de atendimento ao público ou similares

ORIENTAÇÃO nº 014/2020 da DGS – Adequação dos procedimentos de limpeza e desinfeção dos espaços

ORIENTAÇÃO  nº 28/2020 da DGS – Utilização de equipamentos culturais; medidas de distanciamento nas zonas destinadas a exposições (Foyers)

ORIENTAÇÃO nº 8/2020 da DGS – Procedimentos de prevenção, controlo e vigilância em hotéis

ORIENTAÇÃO n. 23/2020 da DGS – Procedimentos em estabelecimentos de restauração e bebidas

ORIENTAÇÃO nº 27/2020 da DGS – Procedimentos nos Transportes Públicos

Artigo publicado e atualizado ao dia 07/06/2021

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Ana Maria Machado
Com percurso académico em marketing e licenciada em História da Arte, trabalha desde 2017 em turismo MICE, principalmente em viagens de incentivo e reuniões corporativas.