Checklist para a organização de um congresso sustentável

Um congresso é um evento que gera grandes movimentos económicos, de pessoas, matérias primas, e uma grande pegada ambiental. Com isto é necessário tornar a organização de congressos numa área mais sustentável e verde, é necessário investir e desenvolver ações nos três pilares da sustentabilidade – o pilar Social, o pilar Ambiental e o pilar económico. 

Criámos uma checklist – dividida em Alojamento e Venues, programa e participantes, Food & Beverages, Secretariado e Branding, Exposições e feiras, logística, montagem e desmontagem – com ideias e propostas para um congresso mais sustentável, ajudando a diminuir o impacto ecológico e a aumentar o impacto social e económico do evento.

Alojamento e Venues

• Escolha consciente do destino, privilegiando cidades e comunidades sustentáveis e seguras para a organização do congresso;
• Oferta de Shuttles, rede de transportes públicos ou mesmo de transportes individuais, como bicicletas, para os participantes em substituição do uso de transportes individuais e exclusivos;
• Privilegiar no momento da escolha de alojamento e locais para eventos, que utilizem energias renováveis, controlo de uso de água, sistemas inteligentes para gestão de equipamentos do edifício e de eficiência térmica e que promovam a iluminação natural.

Programa e participantes:

• Consideração do uso de videoconferência para oradores e apresentadores convidados que necessitem de fazer viagens muito grandes como forma de diminuir as emissões;

• Escolha de entretenimento e atividades que envolvam a comunidade local e a sua cultura;
• Criação de atividades de ação social que tenham como sentido dar e receber e de comunidade com o meio social envolvente;
• Criação de oportunidades para os participantes se exercitarem e se consciencializarem para o cuidado com a saúde durante o evento, a partir de energizers durante o congresso.

Food & beverages:

• Eliminar garrafas de água de plástico substituindo-as por máquinas de água com copos biodegradáveis ou mesmo garrafas reutilizáveis, distribuídas por todo o espaço público;
• Oferta de Menu em buffet para evitar as refeições embaladas e individuais;
• Utilização de palamenta de cozinha reutilizável com o objetivo da eliminação de todo o tipo de copos, recipientes, talheres e palhinhas descartáveis;
• Idealização dos menus tendo em conta o conceito de “da Quinta para a mesa”, constituído por produtos locais, sazonais e/ou biológicos;
• Na escolha de pratos de peixe ter em mente parceiros com escolhas de produção e/ou pesca sustentável;
• Na escolha de pratos de carne, priorizar o consumo de carnes brancas em substituição da escolha de carnes vermelhas;
• Consideração de pelo menos uma refeição vegetariana para todos os participantes no decorrer do evento;
• Doação dos alimentos e refeições que não foram consumidos durante o evento a instituições de solidariedade.

Secretariado e Branding:

• Redução no uso de papel, dar preferência ao contato virtual e online, por email e por app do evento para fazer chegar ao participante toda a informação necessária;
• Se for necessário o uso de material impresso ter em conta o uso de papel TCF ou papel reciclado em impressoras certificadas a nível de energia;
• Acreditação em plataforma online;
• Procura constante de soluções mais sustentáveis e inovadoras para a substituição do tradicional badge de participação em papel com capa de plástico não reutilizável;
•  Dar preferência a sinalização e branding em suportes digitais;
• Reutilização de sinalização e branding sempre que possível, a partir da exclusão de datas destes suportes quando se trata de eventos periódicos;
• Escolha e seleção de colaboradores tendo em conta os valores de igualdade e equidade de géneros, etnias e de acessibilidade.

Exposições e feiras, logística, montagem e desmontagem:

• Fornecimento de postos de reciclagem para separação rigorosa do lixo gerado com coordenação direta com a Lipor;
• Montagem da zona de exposição com materiais e estruturas reutilizáveis;
• Aconselhamento à redução do uso de papel e da escolha de brindes sustentáveis por parte dos expositores.