Cinco Formatos de reunião inovadores
Vivemos numa era em que a globalização nos coloca à disposição uma miríade de experiências, informação e ferramentas de networking que há 20 anos não imaginaríamos ser possível.
E é exatamente por esse motivo que, em contexto de eventos e reuniões, a maioria dos intervenientes já não aceita participar passivamente, tem expectativas de envolvimento. Os participantes não querem ouvir respostas “enlatadas” a perguntas preparadas e têm um radar muito apurado para conteúdo não autêntico. Estão habituados a que as suas opiniões sejam levadas em conta na sua comunidade, na instituição que representam, e por esse motivo não hesitam em quebrar um modelo se este já não funcionar para eles.
Sejam bem-vindos à era das reuniões disruptivas, onde os participantes procuram uma participação mais ativa e uma aprendizagem experimental!
Convém frisar que as motivações que os levavam a viajar para aprender mais sobre determinado assunto estão atualmente disponíveis digitalmente em sites, blogues ou fóruns. Ou seja, anteriormente tínhamos que nos deslocar a eventos, muitas vezes organizados em locais distantes, para ouvir os experts em tempo real. Este era o modelo antigo. As pessoas, hoje em dia, não só se sentem confortáveis com o download de informação, como também estão plenamente familiarizados com a aprendizagem autodidata. Os participantes chegam aos eventos já informados e com o seu ponto de vista formado sobre a matéria.
Uma reunião projetada para transmitir informações passivamente poderá ser particularmente frustrante para um millennial, que tem algo a dizer e quer contribuir para o desfecho do evento em si. Se não for dada a oportunidade de dar a sua opinião, certamente irá optar por não participar.
Isto tudo significa que as reuniões que funcionavam na era “antes da internet” dificilmente terão sucesso junto da geração millennial e de outras que estão a emergir nos mercados de trabalho.
Mas atenção, porque a generalização poderá levar a imprecisões sobre este tema. Há determinadas situações em que ter uma agenda que seguimos à risca, com demonstração de resultados claros listados para cada tópico, é o que efetivamente resulta, como é o caso de uma reunião de administração de uma empresa. O mesmo se pode aplicar em conferências científicas, em que o orador relata detalhadamente uma situação clínica particular e as descobertas que daí advieram, dando oportunidade para perguntas no final da mesma.
Mas, por outro lado, há uma série de situações em que esta unilateralidade não estimula quem assiste, não acrescenta mais-valia e não promove a discussão de ideias.
No artigo MEETING ARCHITECTURE: ELEMENTOS ESSENCIAIS A TER EM CONTA , abordamos a questão essencial: o que procuram os participantes nas conferências?
De uma forma generalizada, os participantes procuram três componentes: motivação, aprendizagem/conhecimento e networking. Não por esta ordem específica e sendo a relevância de cada elemento variável de evento para evento. E há pessoas que dedicam as suas carreiras profissionais a descobrir novas técnicas de promover estes três elementos, em conjunto ou de forma individual, de formas eficazes e criativas. Iremos, por isso, debruçar-nos sobre alguns exemplos de formatos de reuniões inovadoras que servem objetivos específicos, mas que, obviamente, não são “one size fits all”.
. Um almoço de networking
O que normalmente acontece quando vamos a um evento acompanhados de um colega é acabarmos a almoçar juntos. É a opção mais cómoda quando estamos no meio de uma multidão de estranhos e, obviamente, uma questão de delicadeza perante o nosso colega. Na mesma mesa está outro participante a conversar com um conhecido, mas a conversação cruzada acaba por não resultar, devido à distância que separa este dois pares. Resultado: estamos sentados no meio de 100 pessoas interessantes a falar sobre trivialidades durante uma hora. É um desperdício de oportunidade de networking!
Como funciona o almoço de networking? O princípio básico deste formato é levar os participantes a interagir com desconhecidos. Existem várias formas de promover esta dinâmica. Uma delas é utilizar a opção de almoço volante, com mesas altas de tipo bistrô, que irão forçar os participantes a circular mesmo quando não estão tão confortáveis com essa situação. Os organizadores poderão, inclusivamente, numerar as mesas e solicitar às pessoas que retirem um número ao acaso antes do almoço, levando-os a passar aquela hora de refeição com pessoas novas. Poderá também ser num formato de almoço sentado, em que em cada mesa apenas se sentam quatro pessoas, sabendo que esta dimensão é a ideal para criar alguma intimidade, mas, ao mesmo tempo, diversidade.
Este formato poderá ser incluído em qualquer reunião ou evento em que um dos principais objetivos é alargar a rede de contactos dos participantes e a troca de experiências.
. Dividir a apresentação a meio
É muito frequente em conferências assistirmos a apresentações longas com 40 slides, de 60 minutos ou mais. O que acaba por acontecer é darmos por nós a divagar e a questionar o interesse da apresentação. A pesquisa e a experiência mostram que as pessoas não conseguem manter a concentração por mais de 20 a 30 minutos durante uma palestra, o que acaba por ser frustrante tanto para quem assiste como para quem apresenta.
Uma forma de contornar esta questão é pedir antecipadamente ao palestrante para incluir uma pausa na sua apresentação e dar a oportunidade à audiência de refletir sobre o tema em discussão e, inclusivamente, de partilhar a sua opinião com o colega do lado. Este tipo de ação promove, por um lado, a discussão com pares e, por outro lado, mantém o interesse no assunto em análise.
É, no entanto, conveniente que o palestrante, no início da sessão, informe sobre esta pausa para que a audiência esteja preparada e a leve a sério.
. Apresentação em formato entrevista
Este é um dos formatos mais populares para “camuflar” uma apresentação formal. O palestrante é entrevistado por um facilitador ou moderador, que se encontra também em palco, e habitualmente tem um set-up informal, que utiliza cadeirões com uma mesa de apoio. Por norma, tem uma duração relativamente curta, de 15 a 30 minutos, e visa dar um cunho de diálogo a uma apresentação previamente formatada. Funciona muito bem inserido a meio de um programa extenso de apresentações tradicionais ou depois do intervalo de almoço, em que há uma tendência para menor foco.
Este formato implica uma preparação prévia, quer do facilitador, quer do palestrante, na definição dos tópicos a abordar e na elaboração das perguntas.
. World café
Este formato é bastante flexível e adapta-se a qualquer circunstância ou tema, fomentando o diálogo colaborativo e participativo, o compromisso ativo e a criação de ideias construtivas.
A criação de um ambiente confortável e informal de café, com pequenas mesas para quatro a cinco pessoas, é o ponto de partida. Ter à disposição café, chá e água fomenta o ambiente de café que se pretende. As mesas devem ter toalhas de papel ou um flipchart, marcadores de cor e post-its à disposição, de forma a encorajar os participantes a registar as suas ideias. Em cada mesa é nomeado um anfitrião, que aí permanece e que será o porta-voz do seu grupo. São organizadas rondas de diálogo de cerca de 20 a 30 minutos, cada bloco com um ou mais temas em discussão. Após a primeira ronda de diálogo, o anfitrião permanece na mesa, enquanto os restantes participantes trocam de mesa, levando consigo as ideias discutidas. Os anfitriões recebem novos participantes e convidam a partilhar ideias do diálogo anterior. Na terceira ronda, os participantes voltam à mesa inicial para sintetizar as descobertas.
A atividade termina com uma partilha das ideias de cada mesa (através da análise dos registos feitos pelos grupos), levando a uma discussão global e identificando as descobertas divergentes e a forma como as respostas às perguntas iniciais se ligam entre si.
É uma técnica muito útil para estimular a criatividade, explorar temas relevantes para o grupo e criar espaço para que a inteligência coletiva possa emergir.
. Pecha Kucha
Trata-se de um formato de apresentação que nasceu no Japão e que significa “conversa rápida”. É um estilo de apresentação onde cada palestrante conta a sua história utilizando apenas 20 slides, exclusivamente com imagens ou vídeos, com uma cadência de 20 segundos entre eles.
Este método obriga o orador a ser conciso, claro, transmitindo as suas ideias em apenas 6 minutos e 40 segundos. Adicionalmente, exige algum treino, de forma a que o orador consiga sincronizar o seu discurso com a cadência dos slides. A proposta do Pecha Kucha é, portanto, reduzir, simplificar e fixar as informações.
Esta é uma técnica que exige uma profunda reflexão no uso das palavras, pois o desafio é tornar a apresentação minimalista, tornando o discurso mais polido e acessível ao ouvinte.
Para ter uma ideia da popularidade deste método, existem as “Pecha Kucha Nights”, eventos organizados um pouco por todo o mundo, nas quais as pessoas se encontram para fazer apresentações nesse mesmo formato, sobre os mais variados assuntos ou sobre algum tema específico.
Este formato é utilizado em diversos contextos:
. Com equipas de recursos humanos: ajuda a envolver os funcionários e a desenvolver a cultura da empresa.
. Com equipas de vendas e marketing: ao dominar esta técnica o orador desenvolve as suas habilidades de storyteller, mantendo-se focado no que realmente importa e a persuadir a sua audiência.
. Para falar em público: aprimorando a sua capacidade de contar histórias, o palestrante conseguirá um melhor envolvimento e retenção do seu público.
. Para criar apresentações em vídeo: apresentações em vídeo ajudam a contar uma história e a vender mais produtos. Evita horas de edição de pós-produção. Utilize apenas imagens e voz para criar apresentações Pecha kucha.
Estes são apenas alguns exemplos de formatos de reuniões e eventos criativos que poderão, inclusivamente, ser conjugados entre eles, mediante os objetivos estabelecidos e os temas a abordar em cada evento. Convém não esquecer que cada evento deverá ter objetivos bem definidos e a busca por formatos inovadores deverá estar alinhada com esses mesmos objetivos.
Andreia Silva
Formada em Gestão de Turismo pela Escola de Hotelaria do Porto, conta com uma experiência profissional de 15 anos na área dos eventos, tendo sido o foco do seu trabalho na área de gestão e coordenação de congressos e conferências e de eventos corporativos.
